Política Integral
En Cen Systems estamos comprometidos en ofrecer productos y servicios tecnológicos y de telecomunicaciones de calidad, y a proteger los activos de información con objeto de mantener un nivel de exposición que permita responder por la integridad, confidencialidad y la disponibilidad de la misma, acorde con los requisitos de nuestros clientes y partes interesadas, así como a mejorar continuamente cada uno de nuestros procesos de manera eficaz y eficiente y promover el desarrollo integral, humano y profesional de nuestros colaboradores.
Política Anticorrupción
1. Objetivos
- Esta política establece lineamientos, parámetros y procedimientos para asegurar que todas las subsidiarias, filiales, así como los colaboradores, marcas, proveedores y socios estratégicos de Cen Systems comprendan y cumplan con las leyes anticorrupción aplicables, en la forma de hacer negocios y en todas las relaciones que surjan en su desempeño diario.
- Cen Systems tiene tolerancia cero cuando de corrupción y soborno se trata, por lo que se compromete a actuar de manera profesional y ética en todo momento, asimismo está comprometida en realizar todas sus actividades de manera legal y con apego a la Legislación Anticorrupción vigente en territorio nacional y demás normatividad aplicable a sus marcas como Foreign Corrupt Practices Act entre otras.
- El Comité de Ética, la Dirección General y sus Directivos respaldan en su totalidad el contenido de esta política y esperan su cumplimiento integral.
2. Alcance
- Esta Política es aplicable a Accionistas, Directivos, Gerentes y colaboradores a todo nivel independientemente de su cargo, o si son eventuales o permanentes, así como a filiales, subsidiarias, proveedores y socios estratégicos de Cen Systems. Los lineamientos contenidos en esta política son aplicables a cualquier trato, contrato o negociación en territorio nacional y todos los países en donde Cen Systems tiene operaciones.
3. Definiciones
Para facilitar la lectura y comprensión del presente manual se enlistan las siguientes definiciones:
| Aportaciones en especie | Apoyos distintos al efectivo, por ejemplo, la entrega de producto gratis o a un precio reducido. |
| Aportaciones políticas | Contribuciones monetarias o no-monetarias (por ejemplo, recursos, instalaciones u otros activos de la empresa o productos) para apoyar a partidos políticos, funcionarios de partidos políticos, políticos o candidatos a puestos de elección popular. |
| Conducta indebida | Cualquier acto vinculado o que pueda vincularse con faltas administrativas graves en términos de las leyes aplicables en materia de adquisiciones del gobierno. |
| Conflicto de interés | La posible afectación del desempeño imparcial y objetivo de las funciones al buscar un beneficio personal (o extensivo a familia o amigos) a costa de Cen Systems y sus marcas. |
| Cosa de valor | Es una definición muy amplia, comprende cualquier tipo de beneficio, por ejemplo: efectivo, aportaciones en especie, medios de almacenamiento de efectivo (tarjetas de prepago, monederos electrónicos, etc.), préstamos, regalos, premios, comidas y bebidas, descuentos no justificados en consumos, viajes, entretenimiento (eventos artísticos o deportivos), aportaciones políticas, donaciones, ofertas de empleo, promesas de empleo futuro, cualquier tipo de concesión en un contrato, producto o servicio, y la posibilidad de adquirir directamente acciones en una sociedad relacionada con Cen Systems. |
| Donativo o donación | Cualquier cosa entregada como una aportación de dinero o equivalente y/o aportaciones en especie. Un donativo por lo general se refiere a apoyos para un fin específico (ej.: investigación o educación). Una donación normalmente es un apoyo para fines caritativos o para necesidades humanas básicas (ej. apoyos para la población en un desastre natural). |
| Entretenimiento | Asistir a eventos deportivos, culturales o artísticos, como partidos de futbol u otras disciplinas deportivas, funciones de teatro, conciertos, carreras de caballos o de autos, etc. |
| Familiares | Cónyuge, parientes consanguíneos, parientes por afinidad y parientes civiles, hasta el cuarto grado. |
| Funcionario de gobierno | Cualquier funcionario o empleado de un órgano de gobierno, ya sea electo o designado, actuando en esa calidad, representando a cualquier nivel del gobierno, federal, local o municipal; por ejemplo, a sus órganos legislativos, ministerios o secretarías, órganos judiciales, agencias de investigación, organismos, etc., o bien cualquier partido político, funcionario de un partido político o candidatos para cualquier puesto de elección popular. |
| Gratificaciones | Pagos hechos a funcionarios de gobierno para asegurar, acelerar, o de cualquier otra forma facilitar el resultado de un trámite de gobierno. |
| Particular | Cualquier persona distinta a un funcionario de gobierno. |
| Regalos | Cualquier cosa de valor o cualquier tipo de beneficio entregado a una persona como símbolo de estima o amistad sin esperar recibir algo a cambio, ni condicionarla a influir en alguna decisión de negocio. |
| Regalo institucional o publicitario | De conformidad con el Código de Ética Cen Systems, es un regalo otorgado por proveedores o clientes (por ejemplo, agendas, plumas, llaveros, gorras, memorias USB, etc.), cuyo valor no excede 50.00 USD, y que cumple con cualquier ley aplicable. El material antes descrito deberá tener el logo o imagen del proveedor o cliente para considerarse institucional o publicitario. |
| Soborno | Dar, ofrecer, pedir o recibir cualquier cosa de valor con el propósito de dirigir la conducta de alguien para obtener o conservar un beneficio (o cualquier intento de realizar dichas conductas). |
| Terceros | Personas físicas o morales ajenas a Cen Systems, con las que puede o no tener relaciones laborales, profesionales o de negocios. |
| Viajes | Incluye pago de gastos por conceptos de boletos de avión, transportación y hospedaje. |
| Ventaja indebida | Beneficio obtenido de manera directa o indirecta al cual no se tenía derecho originalmente, derivado de la comisión de alguna conducta indebida. |
4. Referencias
El presente documento se encuentra elaborado bajo los siguientes lineamientos:
- Código de Ética
- Política de Reembolsos y Viáticos
- Política Gestión de Proveedores
5. Roles y Responsabilidades
Roles y responsabilidades
Actividades
Encargado
Responsable
Consultado
Informado
Atender los casos concretos de incumplimientos a la presente política y en su caso imponer las sanciones correspondientes.
Coordinación y Administración de RH
Comité de Ética
Dar seguimiento a la aplicación de esta Política y del Código de Ética en los temas relativos a Conflictos de Interés, Aceptación de Regalos, Manifestación de Preocupaciones e Imposición de Sanciones.
Coordinación y Administración de RH
Gestionar la impartición de la Capacitación en materia Anticorrupción para colaboradores de nuevo ingreso al momento de su inducción y de manera anual para colaboradores ya activos dentro de la organización. De la aplicación de dicha capacitación se obtendrá la calificación obtenida por cada colaborador, con lo cual se estarán certificando en el conocimiento del tema Anticorrupción.
Cultura y Talento
Analista de Procesos
Diseñar y aplicar programa de comunicación para contar con una campaña que de manera cotidiana refuerce entre los colaboradores la importancia de prevenir y evitar conductas indebidas y actos de corrupción.
Cultura y Talento
Analista de Procesos
Definición de los lineamientos de control interno y riesgos, así como de la evaluación de riesgos y controles en la organización.
Analista de Procesos
Dirección General
Comité de Ética
Colaboradores
Revisar el cumplimiento a todos los lineamientos en materia Anticorrupción y a la aplicación total de esta Política y del Código de Ética, así como los temas relativos a Conflictos de Interés, Aceptación de Regalos, Manifestación de Preocupaciones e Imposición de Sanciones.
Analista de Procesos
Vigilar el cumplimiento de esta política, así como analizar nuevas disposiciones en materia anticorrupción y su aplicabilidad para Cen Systems.
Analista de Procesos
Definición de los lineamientos de control interno y riesgos, así como de la evaluación de riesgos y controles en la organización.
Analista de Procesos
Recabar y actualizar anualmente la firma del documento denominado “Certificación Anticorrupción” por parte de los proveedores críticos.
Suministro
Dirección de Servicios Corporativos
Atención a las denunucias de manera anónima para seguimientodel comité de ética.
Abogado externo
Comité de Ética
6. Lineamientos Generales
- Están prohibidas las contribuciones a nombre de Cen Systems de manera directa o indirecta a partidos políticos o candidatos a puestos de elección popular.
- Los colaboradores no deben usar el nombre de Cen Systems, su imagen, recursos, instalaciones, tiempo laboral o cualquier otro activo, ni aprovecharse de su posición en la misma para pedir donativos o presionar a otros para hacerlos.
- Cen Systems reconoce que los colaboradores, en el desempeño de sus labores, podrían llegar a tener contacto con funcionarios de gobierno en cualquier ámbito: federal,local, estatal o municipal; para lo cual procurarán establecer relaciones cordiales y armónicas con los funcionarios de gobierno en todos los niveles de manera estrictamente ética. Sin embargo, es imprescindible que esas relaciones cumplan con la ley aplicable y en especial con esta política. A continuación, se establecen los lineamientos aplicables para las relaciones con funcionarios de gobierno.
7. Relaciones Cotidianas
a) Se prohíbe a los colaboradores cualquier forma de soborno o corrupción en su trato con funcionarios de gobierno. Esta prohibición incluye, por ejemplo, dar cualquier cosa de valor a cambio de la ayuda del funcionario para obtener una licencia o cualquier tipo de documento oficial o liberación de un trámite o levantamiento de alguna medida precautoria, o para llegar a un arreglo en un litigio con cualquier autoridad. De igual forma, los colaboradores tienen estrictamente prohibido entregar cualquier cosa de valor a una autoridad, sabiendo o presumiendo que, en última instancia, será entregado para beneficio personal de un funcionario de gobierno o para cualquier otro fin ilícito.
b) La prohibición referida, no incluye los pagos que se hagan directamente a aquellas autoridades en el curso normal del negocio para un fin legítimo (ej. el pago de derechos para una solicitud, permiso, licencia, etc.) mismos que sin excepción alguna deben estar respaldados por un recibo oficial.
8. Comunicaciones con Funcionarios de Gobierno
Cen Systems exige a sus colaboradores, proveedores, terceros y socios estratégicos que toda comunicación a las autoridades se haga de forma honesta y ética, incluyendo información clara, completa, correcta, exacta, oportuna y entendible en aquellos reportes y documentos entregados a las autoridades bursátiles, así como en cualquier comunicación pública. Cualquier documento dirigido a una oficina de gobierno o autoridad, debe ser revisado minuciosamente por los colaboradores a cargo de la misma para garantizar que toda la información contenida sea exacta y completa.
9. Soborno y corrupción como actividades prohibidas
a) Beneficios indebidos a funcionarios de Gobierno.
Los Colaboradores no deben dar, ofrecer o prometer (o intentar dar, ofrecer o prometer) directamente o a través de terceros, proveedores o socios estratégicos, cualquier cosa de valor a un funcionario de gobierno, sus familiares o amigos con la intención de inducirla a usar su posición o poder para que Cen Systems obtenga un beneficio o ventaja indebida.
b) Beneficios indebidos a particulares.
Los Colaboradores no deben dar, ofrecer o prometer (o intentar dar, ofrecer o prometer) directamente o a través de terceros, proveedores o socios estratégicos, cualquier cosa de valor a un particular con la intención de inducirlo a ayudar a Cen Systems a obtener una ventaja indebida valiéndose de su posición social o poder.
c) Recepción de beneficios indebidos.
Los Colaboradores, proveedores, socios estratégicos o terceros actuando en nombre de Cen Systems; no deben solicitar, requerir, aceptar, ni recibir (o cualquier intento de realizar dichas conductas) alguna cosa de valor de un funcionario de gobierno o un particular por el que, a cambio, pudiera dar como resultado una ventaja aparente e indebida para Cen Systems o para el propio colaborador, proveedor, tercero o socio estratégico y/o sus familiares. No existe cantidad aceptable para un soborno.
10. Regalos, Comidas, viajes y entretenimiento
En alcance a lo establecido por el Código de Ética Cen Systems, los colaboradores tienen prohibido:
a) Aceptar regalos que estén condicionados y/o que tengan como intención influir en decisiones de negocio.
b) Aceptar regalos, comidas, descuentos o atenciones especiales de parte de clientes, proveedores o terceros relacionados con la compañía, en beneficio personal o e nuestros familiares con la finalidad de mantener la objetividad y capacidad de negociación.
c) Pedir, requerir, recibir o aceptar regalos, comidas, viajes o entretenimiento a funcionarios de gobierno (o sus familiares) o a particulares, sabiendo o suponiendo que, a cambio, el funcionario de gobierno o el particular espera recibir cualquier beneficio o ventaja indebidos.
Cen Systems ha establecido reglas para la aceptación de regalos en el Código de Ética, cualquier acción que tenga como resultado exceder los límites preestablecidos, requerirá someterse a consideración de Auditoría Interna (Procesos) y la Coordinación y Administración de RH para su conocimiento y análisis del caso concreto.
11. Lineamientos para aceptación de regalos
a) Podrán aceptarse Regalos institucionales o publicitarios otorgados por proveedores y/o clientes, tales como agendas, plumas, llaveros, gorras entre otros, siempre que su valor no excede el equivalente a $50 dólares USD. El material antes descrito deberá tener el logo o imagen del proveedor o cliente para considerarse institucional o publicitario.
b) En caso de que haya duda respecto a si es correcto o no aceptar un regalo o invitación por parte de proveedores es obligación del colaborador consultar oportunamente al Director responsable del área o en su defecto a la Coordinación de Recursos Humanos.
c)No podrán aceptarse regalos de funcionarios de gobierno.
12. Licitaciones y contratos con gobierno
En caso de que Cen Systems se interesara en participar en algún proceso de licitación, la empresa deberá cumplir cabalmente con toda la legislación vigente y demás reglas aplicables que rigen los procesos de licitaciones públicas y otros contratos con gobierno o relacionados con el gobierno.
Los colaboradores no deberán dar, ofrecer o prometer (o cualquier intento de realizar dichas conductas) directa o indirectamente a través de cualquier tercero, proveedor o socio de negocios; dinero o cualquier otra cosa de valor a un funcionario de gobierno o sus familiares con el propósito de influir en dicho funcionario para usar su autoridad o su influencia para ayudar a Cen Systems a ganar un contrato o licitación pública.
Cen Systems exige honestidad y transparencia al preparar una licitación y para preparar propuestas basadas en precios y costos estimados. Además, los colaboradores no deben manipular licitaciones con el fin de que algún competidor o tercero las obtenga. Los colaboradores nunca deberán comprometer su posición en pláticas con representantes de otras empresas o con funcionarios de gobierno.
13.Lineamientos anticorrupción para proveedores y terceros
Todos los proveedores y terceros interesados en hacer negocios con Cen Systems deberán cumplir con la presente Política Institucional Anticorrupción Cen Systems en su totalidad y con apego a la legislación vigente, teniendo como lineamientos principales los siguientes:
a) Los proveedores deberán conducirse en todo momento con una política de tolerancia «cero» que prohíba cualquier tipo de soborno, corrupción, extorsión y fraude. Todas las operaciones deben llevarse a cabo de forma legal, transparente y deberán ser registradas correctamente y en cumplimiento con todas las leyes y reglamentos, así como todos los acuerdos internacionales aplicables, incluyendo las leyes contra la corrupción.
b) Los proveedores o terceros que hacen negocios, gestiones o actúan en nombre de Cen Systems, tienen prohibido ofrecer, prometer, solicitar, aceptar o recibir directamente o a través de terceros, cualquier cosa de valor para o de cualquier funcionario de gobierno, entidad privada, individuo o de un miembro de su familia, con la intención de persuadirlos o ser persuadido para aprovecharse de su posición para obtener cualquier ventaja indebida a favor de Cen Systems.
c) También tienen prohibido ofrecer, dar, solicitar o recibir regalos, comidas, viajes o entretenimiento, de o para cualquier persona a nombre de Cen Systems.
d) Cualquier proveedor o tercero que detecte una situación que constituya, o pudiera dar lugar a un conflicto de intereses ésta debe evitarse y ser reportada inmediatamente a Cen Systems.
e) Los proveedores deberán firmar por lo menos cada 3 años el documento denominado “Certificación Anticorrupción” y declarar que no existen conflictos de interés, con el fin de mantener su relación comercial con cualquiera de las empresas del Grupo.
f) Cualquier violación a esta Política debe ser reportada utilizando la línea de denuncia misma a la que podrán acceder mediante el siguiente correo Denuncia@censystems.com.mx
g) Los proveedores deberán comunicar que existen mecanismos anónimos y confidenciales para que sus empleados reporten cualquier situación que consideren una violación a esta Política.
14. Reportes de quejas y violaciones y política
Cualquier violación a esta Política debe ser reportada inmediatamente a las áreas de Auditoría Interna (Procesos) y Coordinación y Administración de RH o bien utilizando la línea de Denuncia@censystems.com.mx.
Esta última es administrada por un consultor externo, lo anterior para una mayor objetividad, confiabilidad y confidencialidad y está a disposición de todos los colaboradores y proveedores de Cen Systems.
La omisión en reportar una conducta conocida o de la cual se tenga sospecha, puede sujetar a los colaboradores a una sanción, pudiendo llegar inclusive a la terminación de la relación laboral. Se considera que una persona conoce una conducta indebida inclusive, si sospecha de la posibilidad de que existe.
Si el colaborador no está seguro de si alguna conducta constituye o puede constituir un acto de corrupción o soborno puede comertar con la Coordinación y Administración de RH o Auditoria Interna el tema.
15. No Represalias
Están terminantemente prohibidas las represalias en contra de cualquier persona que, de una forma honesta y de buena fe, reporte cualquier conducta indebida o participe en una investigación de una conducta indebida. La falta de cumplimiento a esta disposición podrá resultar en una medida disciplinaria al infractor, incluyendo la terminación de la relación laboral.
16. Investigación de Posibles Violaciones a la Política
Cualquier conducta o evento reportado de posibles violaciones a esta política, será investigada oportuna y apropiadamente. Cualquier queja o reporte será tratado en forma confidencial. Si una vez terminada la investigación, el Comité de Ética Cen Systems, concluye que existió una conducta prohibida, la empresa tomará oportunamente las acciones correctivas necesarias de acuerdo a las circunstancias del caso en apego al Código de Ética y a la ley aplicable, que pueden ser desde actas administrativas y amonestaciones, hasta terminación de la relación laboral y denuncia ante las autoridades competentes.